Rechnungen liest jetzt die KI.

Für entsorgo haben wir die Eingangsrechnungs-Verarbeitung automatisiert: OCR, Klassifizierung, Abgleich mit Aufträgen und Partnerpreisen - bis zur fertig vorbereiteten Buchung. Freigegeben wird von Menschen.

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7 Stufenvom Scan bis zur DATEV-Vorkontierung und sevDesk-Übergabe - jede Buchung von Menschen freigegeben.

Dokumenten-KIder Posteingang, der sich selbst sortiert.

01 - Die Ausgangslage

Jede Partnerrechnung war Handarbeit.

Rechnungen, Lieferscheine und Wiegescheine von Entsorgungspartnern kamen als Scans und PDFs - oft mehrere Belege in einer Datei, mal sauber, mal handschriftlich ergänzt. Prüfen, zuordnen, erfassen: alles manuell.

02 - Der Anspruch

Automatisieren, ohne die Kontrolle abzugeben.

Buchhaltung verzeiht keine Halluzinationen. Die Vorgabe war deshalb klar: Die KI bereitet vor, prüft und lernt - aber keine einzige Buchung geht ohne menschliche Freigabe raus.

Die Lösung

Belege lesen und sortieren

Jeder Upload landet im Dokumenten-Management und durchläuft eine KI-Strecke: OCR mit Claude Vision liest auch Handschrift, ein Klassifizierer erkennt Rechnung, Lieferschein, Wiegeschein oder Mahnung - und trennt Sammel-PDFs automatisch in Einzelbelege.

Werkzeuge

Claude Vision OCRMayan EDMSKlassifizierung

Prüfen und abgleichen

Rund 30 Felder je Rechnung werden extrahiert - inklusive Einzelpositionen. Danach gleicht das System Belege gegeneinander ab (Rechnung, Lieferschein, Wiegeschein zur selben Bestellung), findet den passenden Auftrag und prüft jede Position gegen die hinterlegten Partnerpreise. Abweichungen werden markiert, nicht übergangen.

Mechanik

Auftrags-MatchingPreisvalidierungTrust-Hierarchie

Aus Korrekturen lernen

Jede menschliche Korrektur wird ausgewertet: Was bei einem Partner wiederholt korrigiert wird, wandert als gelerntes Muster in eine Partner-Wissensbasis - und fließt beim nächsten Beleg zurück in die KI-Prompts. Das System wird mit jedem geprüften Beleg besser, partnerspezifisch.

Partner-Management

LernschleifePartner-WissenMuster ab 3 Treffern

Buchen - mit Freigabe

Freigegebene Rechnungen werden mit DATEV-Konten und Steuerschlüsseln vorkontiert, mit dem Auftrag verknüpft und automatisch an sevDesk übergeben. Ein Wächter-Prozess erkennt hängende Belege und repariert die Strecke selbst - der Mensch behält das letzte Wort.

Anbindungen

DATEV-VorkontierungsevDeskSelf-Healing

Das Ergebnis

7Pipeline-Stufen automatisiert: Upload, OCR, Klassifizierung, Extraktion, Abgleich, Prüfung, Buchungsvorbereitung.

~30Felder je Rechnung automatisch extrahiert - inklusive einzelner Rechnungspositionen.

0Buchungen ohne menschliche Freigabe. Die KI bereitet vor - entschieden wird im Team.

Mehrere Modelle, ein System.

Kostenbewusst gebaut: leichte Modelle lesen und extrahieren, starke Modelle klassifizieren und gleichen ab. Deutsche Belege, deutsche Buchhaltungslogik, EU-taugliche Architektur - und eine Strecke, die sich bei Störungen selbst repariert.